O Compliance Documental é um conceito criado pela Organizator para assegurar a validade jurídica dos registros corporativos.
Já se foi o tempo em que estabelecer um plano de classificação e uma tabela de temporalidade, com o prazo de guarda de documentos, era suficiente para garantir um tratamento adequado aos documentos.
A rapidez com que as autoridades e órgãos reguladores mudam seus processos, estabelecendo novas leis e normas, impacta diretamente na produção, tramitação e armazenamento dos registros documentais. Isto exige um acompanhamento permanente para assegurar que os documentos corporativos serão aceitos como elemento de prova.
A avaliação da conformidade dos documentos, engloba:
Certificar o uso do suporte aceito (físico ou digital) – muitos órgãos já aceitam a versão eletrônica de documentos, porém muitas empresas seguem acumulando caixas desnecessariamente. Por outro lado, algumas empresas substituíram o físico pelo eletrônico, sem o devido respaldo legal. Estabelecer o que será armazenado fisicamente e eletronicamente é fundamental para manter a unicidade do arquivo.
Definir o prazo de retenção e guarda – o baixo custo de armazenamento estimula as empresas a manterem seus arquivos indefinidamente. Porém, isto torna a estrutura dos repositórios pesadas e com baixa eficiência nos mecanismos de buscas. Estabelecer uma política de retenção ajuda no controle do crescimento do storage; assegura a guarda da informação pelo prazo legal e agiliza a recuperação das informações.
Uso de assinatura eletrônica - averigua se o processo de formalização dos documentos apresenta os atributos necessários para o caso de uma contestação em juízo. Além disso, define procedimentos para o controle dos documentos assinados, desde a nomeação dos arquivos até o seu armazenamento final.
Proteção de dados – muitos documentos corporativos contêm dados pessoais que precisam ser protegidos conforme definido pela LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Neste sentido, o controle de acesso deve seguir o princípio “need to know” – restringindo à informação aos colaboradores que necessitam de acesso para o desenvolvimento de suas atividades.
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