As organizações necessitam terceirizar a custódia dos seus arquivos garantindo a integridade física da documentação. A guarda externa mantem um espaço adequado para o acondicionamento de grandes volumes de documentos com a segurança exigida para este tipo de material. Brigada de incêndio, tratamento de desinfestação atualizado e instalação elétrica correta são alguns dos requisitos para qualquer arquivo.

A Organizator é pioneira na gestão dos serviços de guarda externa. Nossas atividades englobam:

• Organização e arranjo das caixas conforme plano de arquivo estabelecido.
• Inventário do conteúdo e registro em sistema.
• Controle das solicitações de serviços: atendidas, pendentes, canceladas.
• Coletas programadas reduzindo o custo do transporte.
• Homologação das implantações.
• Descarte periódico com base na TTD.
• Conferência do faturamento por centro de custo.

Vale ressaltar que a Organizator não faz o serviço de guarda externa. Nós gerenciamos os serviços destas empresas, adequando-os às políticas das organizações. O papel da Organizator é justamente facilitar o relacionamento entre os usuários dos departamentos e a equipe da guarda externa. Como um diferencial, a Organizator realiza visitas periódicas aos galpões verificando in loco as condições do acervo e validando os processos de implantação das caixas.

Um dos serviços mais críticos diz respeito à migração de arquivos inativos. Os diversos projetos envolvendo mais de 60.000 caixas migradas de diferentes estados do Brasil conferem a Organizator uma experiência ímpar neste serviço que apresenta um elevado risco de perda de rastreabilidade das caixas. Nossa metodologia assegura que a implantação das caixas na nova empresa de guarda externa será completa sem perder a identificação do seu conteúdo.

Acesse nossa Base de Conhecimento e confira nossos cases.

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